Revisjonsdato: 30. mars 2023
1. Innledning
Bransjeforeningen for naturkonsulenter (heretter BFN) er en bransjeorganisasjon som skal fremme kunnskapsbasert og ansvarlig naturutredning. Formålet skal oppnås gjennom bl.a. å arbeide for anerkjennelse av bransjens samfunnsrolle, ivareta faglig kvalitet, skape møteplasser for diskusjon av faglige problemstillinger, synliggjøring i media, sikre god rekruttering til bransjen og å fremme et godt kunnskapsgrunnlag.
Gjennom vår virksomhet innhenter vi data om våre medlemsbedrifter, inkludert personopplysninger om våre medlemsbedrifters ansatte. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan BFN samler inn og bruker disse personopplysningene.
For øvrig forplikter BFN seg til å overholde personvernprinsippene som gitt i personopplysningsloven, kapittel II artikkel 5:
- Lovlig, rettferdig og gjennomsiktig behandling av personopplysninger
- En formålstjent behandling av personopplysninger
- Minimere mengde/type personopplysninger som samles inn
- Riktighet i personopplysningene, inkl. oppretting og sletting av uriktige opplysninger
- Lagringsbegrensning av personopplysninger
- Integritet og konfidensialitet av personopplysninger
- Ansvarlighet – opptre i samsvar med reglene
2. Behandlingsansvarlig
Bransjeforeningen for naturkonsulenter, c/o Kirstin Maria Flynn Steinsvåg, Søvikneset 33, 5215 Lysekloster, org.nr. 931021583, er behandlingsansvarlig for behandling av dine personopplysninger. Nærmere kontaktinformasjon for BFN finner du i punkt 11 i denne erklæringen.
3. Innhenting av personopplysninger
Personopplysninger som behandles av BFN er i det vesentlige opplysninger som er sendt oss av medlemmene, deltakere i arbeidsutvalg på vegne av medlemmer eller innhentet gjennom arrangementer i regi av BFN (f.eks. årsmøte). I tillegg gjelder dette informasjon som er samlet inn ved besøk på www.naturkonsulenter.no.
4. Type personopplysninger, hvordan vi bruker dem og formålet
4.1 Medlemmer av BFN
Godkjenning av medlemmer
BFN behandler kontaktinformasjon samt dokumentasjon på saksbehandling i forbindelse med søknad om medlemskap.
Medlemsregister
For å holde oversikt over våre medlemmer benytter BFN et medlemsregister som styret i BFN har tilgang til. Medlemsregisteret inneholder navn på medlemmer og deres kontaktinformasjon. Medlemsregisteret brukes i en rekke sammenhenger:
- Opplysninger i forbindelse med økonomiske transaksjoner
BFN behandler opplysninger nødvendig for å utføre arbeid med faktura og medlemskontingent. Formålet er å kunne ta betalt for våre tjenester samt å følge norsk lov.
- Informasjon om utvalg og arrangementer i regi av BNF
Som medlem hos BFN vil man motta informasjon om utvalg og arrangementer som utgjør en naturlig del av det å være medlem i en bransjeforening (f.eks. årsmøte). Formålet er å fremme foreningens interesser samt skape samhold og kalibrere medlemmene.
- Informasjon om endringer i personvernerklæring
Dersom det gjøres revisjoner av personvernerklæringen, se punkt 10, vil BFN opplyse om dette per epost. Formålet med dette er å sikre at medlemmene til enhver tid kan ta stilling til om de ønsker at personopplysningene skal slettes.
- Brukerdata fra nettside og epostadresse
Vi lagrer epost og annen skriftlig kommunikasjon vi mottar fra medlemmene. Formålet er å ha et arkiv og å kunne videreføre informasjon til neste styreperiode.
- Utsendelse av nyhetsbrev og brukerundersøkelser
Dersom mottaker har samtykket til det benytter BFN epostadresser til å sende ut nyhetsbrev eller brukerundersøkelser til våre medlemmer. Formålet er å tilby informasjon og innhente opplysninger som fremmer foreningens interesser.
- Representanter i styret og arbeidsutvalg
BFN har et styre og noen arbeidsutvalg som er oppnevnt at styret for å ivareta medlemmenes interesser. BFN behandler personopplysninger for å kunne drive styret og utvalgene, som kontaktinformasjon.
4.2 Annen behandling av personopplysninger på www.naturkonsulenter.no
Innledning
Styret har det daglige ansvaret for BFNs behandling av personopplysninger på www.naturkonsulenter.no med mindre annet er oppgitt under.
Nettstatistikk
BFN samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.naturkonsulenter.no. Formålet med dette er å videreutvikle informasjonstilbudet på nettsidene. Eksempler på slike opplysninger er hvor mange som besøker siden og hvor lenge besøket varer. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Dermed kan vi ikke spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.
Koblinger til andre nettsteder og tjenester
BFN sin nettside kan inneholde lenker til andre nettsteder. BFN tar ikke ansvar for personvern og informasjonssikkerhet på eksterne nettsider.
4.3 Levering av tjeneste/avtaleinngåelse
Avtaler med leverandører
Personopplysninger i forbindelse med avtaler BFN har med leverandører av varer og tjenester, vil bli behandlet av BFN. Dette kan f.eks. være kontaktinformasjon om leverandørenes ansatte. Formålet med behandling av personopplysninger tilknyttet leverandør er å oppfylle inngåtte avtaler.
5. E-post og telefon
BFN benytter e-post og telefon i arbeidet for å oppfylle foreningens oppgaver.
BFNs styremedlemmer benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden av verv mister man tilgang til e-postkontoene, og tilgang overføres til nye styremedlemmer. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert og at man ikke bør sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Foreningen har ikke telefonsentral. Det gjøres ingen systematisk registrering av innkommende eller utgående anrop.
6. Grunnlag for å behandle personopplysninger
BFNs hjemmelsgrunnlag for å behandle personopplysninger er for å kunne oppfylle krav iht. GDPR § 6 bokstav b og interesseavveining iht. GDPR § 6 bokstav f. Det er nødvendig for oss å bruke de overnevnte personopplysninger:
- For å kunne utføre vårt mandat som bransjeforening for våre medlemmer
- For å kunne bistå våre medlemmer med ulike tjenester
- For å kunne gi nødvendig informasjon til våre medlemmer
- For å kunne utføre nødvendig økonomiske transaksjoner og medlemskontingent
Noen av personopplysningene vi behandler gjøres for å oppfylle en rettslig forpliktelse, og behandles da i tråd med GDPR artikkel 6 bokstav c.
Utover dette innhentes samtykke iht. GDPR § 6 bokstav a. Du kan til enhver tid trekke tilbake de samtykkene du har avgitt.
7. Sletting av personopplysninger
Opplysninger vi har mottatt fra deg vil lagres i vårt register så lenge du er rapportert som ansatt i en medlemsbedrift. Opplysninger vi har mottatt fra deg i forbindelse med ditt verv eller deltagelse i fagutvalg/ekspertgrupper samt råd og fora lagres inntil 1 år etter at ditt engasjement er avsluttet før det slettes.
8. Informasjonssikkerhet
Vi sikrer dine personopplysninger i vårt arbeid med å beskytte våre medlemmer og oss selv mot svindelaktivitet, misbruk og kriminelle handlinger.
For å kunne oppfylle våre forpliktelser og avtaler bruker vi følgende tjenester:
- Google Drive til håndtering og oppbevaring av dokumenter, bilder samt e-postadresser
- Økonomiprogram (ikke valgt løsning per d.d.)
- DataDirect til å sette opp nettsider
BFN forplikter oss til å:
- Fremme en kultur som ivaretar informasjonssikkerheten og reduserer risiko til et akseptabelt nivå.
- Informere og bevisstgjøre styret og representanter i utvalg om sitt ansvar hva gjelder informasjonssikkerhet.
- Løse eventuelle hendelser effektivt og innarbeide gode kontrollrutiner.
9. Medlemmers rettigheter
Medlemmer har til enhver tid rett til å be om innsyn i egne personopplysninger som vi oppbevarer og behandler i henhold til personvernforordningen. Hvis opplysningene er feil, ufullstendige eller er irrelevante, kan medlemmer be om at opplysningene rettes eller fjernes.
10. Endring av denne personvernerklæringen
BFN kan revidere denne personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger er nødvendig på grunn av endringer i gjeldende lovgivning. Når vi gjør endringer i denne erklæringen vil vi gi beskjed per e-post, endre revisjonsdato øverst på denne siden, og den endrede personvernerklæringen har virkning fra siste revisjonsdato.
11. Kontaktinformasjon
Henvendelser om registrerte opplysninger, retting eller sletting, kan sendes skriftlig til:
post@naturkonsulenter.no